FAQ

Vous pouvez automatiser de nombreuses tâches qui vous prenaient jusqu'à présent beaucoup de temps, notamment la communication avec vos patients. Colib offre un gain de temps considérable.

Types de rendez-vous : Consultation pour un nouveau patient, visite de suivi, séance de 30 minutes, rendez-vous de 60 minutes, appel téléphonique de 15 minutes... A vous de les nommer ! Les différents rendez-vous ont des objectifs différents, et vous pouvez les définir pour chacun d'entre eux :

1. Des rappels de rendez-vous personnalisés, avec des informations pertinentes.
2. Des formulaires en ligne joints pour que les patients puissent les remplir avant leur rendez-vous.
3. Des informations de facturation, afin qu'une facture puisse être facilement générée avec le bon montant et les bonnes informations.

Rappels automatisés : Réduisez le nombre d'absences grâce à des rappels efficaces!

1. Rappel à la création : Lorsque vous créez un rendez-vous, un message est envoyé à votre patient peu de temps après afin qu'il dispose de toutes les informations pertinentes et qu'il puisse vérifier ultérieurement. C'est particulièrement utile si le rendez-vous est fixé à l'avance, qu'il sait qu'il a un rendez-vous, mais qu'il ne se souvient pas de la date et du lieu.
2. Rappel de confirmation : Par défaut, 24 heures avant le rendez-vous. Votre patient reçoit ce rappel afin qu'il n'oublie pas de venir. En plus de cela, il peut cliquer sur le bouton "Confirmer", et vous saurez sur la carte de rendez-vous qu'il a confirmé. C'est une bonne occasion de vérifier qu'il n'a pas oublié.

Sur votre horaire :

1. Cliquez sur n'importe quel moment approprié pour ajouter un rendez-vous
2. Sélectionnez le patient
3. Sélectionnez un type de rendez-vous
4. Sauvegardez

C'est aussi simple que ça !

Vous pouvez gérer vos différents types de rendez-vous via la page de paramétrages : https://www.colib.io/businesssettings?show=appointments

Via cet onglet, vous pouvez ajouter/créer/supprimer des types de RDVs et les classer en catégories.

Oui, par défaut, le code couleur est défini pour avoir une couleur par praticien, mais vous pouvez l'utiliser pour refléter les différents types de rendez-vous.

Pour ce faire, vous trouverez un paramètre sous Réglages > Horaire > Utiliser le code couleur par type de rendez-vous.

Une fois ce paramètre activé, vous pourrez sélectionner une couleur pour chaque type de rendez-vous.

Cela se fera dans Réglages > Rendez-vous > Cliquez sur 🖊 pour modifier le type de rendez-vous sélectionné > faites défiler vers le bas pour trouver le code couleur.

Vous pouvez personnaliser les courriels envoyés à vos clients avant et après un rendez-vous dans la section de paramétrage des types de rendez-vous.

Url : https://www.colib.io/businesssettings?show=appointments

Pour chaque type de rendez-vous nouveau ou existant, vous pouvez personnaliser les notifications que vous souhaitez envoyer à vos clients

3 types de notifications différents sont possibles :

- Notification initiale envoyée lors de la réservation

- Rappel envoyé avant le rendez-vous

- E-mail de suivi envoyé après le rendez-vous

Des SMS peuvent également être envoyés pour la notification initiale et le rappel.

Migrer les données de votre ancien système de gestion de clients vers Colib est très facile avec notre système de chargement par lots.

Veuillez suivre les étapes suivantes:

1) Allez sur  https://www.colib.io/UploadClients

2) Téléchargez le template Excel mis à disposition par notre plateforme

3) Remplissez le fichier Excel avec les clients que vous souhaitez ajouter/mettre à jour

4) Renommez le fichier en clients.xlsx

5). Ajoutez le fichier excel dans un dossier vide

6) Compressez le dossier pour créer un fichier zip

7) Téléchargez le fichier zip sur la page Web

8) Attendez la fin du traitement du fichier pour vérifier les éventuelles erreurs remontées par le traitement

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des difficultés à remplir le fichier. 

Non, vous avez trois options pour automatiser la création de compte client :

1. Migrer votre base de données clients existante à l'aide de notre outil de téléchargement par lots. Si vous rencontrez des difficultés, demandez à notre équipe qui se fera un plaisir de vous aider dans cette étape.
2. Un compte sera automatiquement créé pour les nouveaux clients qui réservent en ligne. S'il s'agit d'un ancien client, les informations seront rattachées à son compte existant.
3. Les nouveaux clients qui remplissent un formulaire en ligne dans Colib bénéficieront également d'une création de compte automatique. 

Astuce : avec votre formulaire d'accueil, ou tout autre formulaire contenant des informations générales et de contact, les informations seront automatiquement mises à jour dans le compte de votre client. Pas besoin de tout réécrire manuellement !

Avec Colib, vous avez la possibilité de facturer vos clients comme vous l'entendez.

Grâce à l'automatisation de Colib, vous pouvez effectuer les actions suivantes en un seul clic :

• Créer et envoyer une facture : si vous voulez qu'ils paient par E-Transfer Interac, qu'ils paient en ligne par carte de crédit, ou tout autre type de paiement que vous choisissez.
• (Ré)envoyer un reçu : Lorsque vos clients ont déjà payé, quel que soit le mode de paiement. Vous êtes libre de renvoyer les reçus plus tard si nécessaire.
• Facturez un client et envoyez un reçu : Simplifiez-vous la vie en acceptant les paiements en ligne et en demandant à vos clients les détails de leur carte de crédit au moment de la réservation. Vous pouvez ainsi encaisser vous-même les paiements et le système envoie automatiquement un reçu à vos clients pour qu'ils puissent traiter leurs demandes de remboursement.

Conseil de pro : vous pouvez collecter les informations relatives à la carte de crédit et détailler votre politique d'annulation, sans pour autant facturer les clients avec. Cela ne vous coûtera pas un centime et peut s'avérer très efficace pour réduire les désistements, voire pour ne facturer que lorsqu'un client n'a pas eu la possibilité de payer par lui-même !

Vous pouvez créer vos factures directement depuis l'horaire:

Horaire > Clic sur le rendez-vous > descendre à "Plus d'actions" > Créer une facture.

À partir de là, vous pouvez aussi décider de "facturer le client" si les informations relatives à sa carte de crédit sont enregistrées dans le système.

Vous pouvez également partir du dossier du client : Liste des clients > Sélectionner un client > Faire défiler vers le bas jusqu'à la section Rendez-vous > "Créer une facture".

De là, vous n'aurez qu'à vérifier les informations et à cliquer sur "Enregistrer" pour générer votre facture.

Ensuite, vous pouvez envoyer la facture si vous attendez que votre client paie, ou envoyer directement un reçu si le client a déjà payé.

Nous avons conclu un partenariat avec Stripe pour traiter les paiements dans Colib. 

Vous n'avez pas besoin de créer un compte Stripe, il vous suffit d'ajouter vos coordonnées bancaires dans votre onglet Paramètres > Paiements, afin de pouvoir recevoir l'argent que vous avez gagné.

Le délai de réception des paiements est généralement de 3 à 5 jours ouvrables.

La vérification de l'identité est une étape nécessaire pour tout utilisateur de Colib qui recevra des paiements.

Elle permet de prévenir la fraude en liant un compte à une personne et à une identité légitimes. Il s'agit également d'une pratique courante pour suivre les directives "Connaissez votre client" afin de protéger tous les utilisateurs de la plateforme, y compris vos clients, et vous-même en tant que client.

Nous nous engageons à fournir à tous nos utilisateurs l'expérience la plus sûre et la plus équitable possible, et cette vérification est une pratique courante pour les systèmes de traitement des paiements. Votre document sera stocké en toute sécurité et chiffré.

Oui, vous pouvez collecter et saisir vous-même les informations de carte de crédit de vos clients.

Pour cela, vous pouvez vous rendre sur le compte client > Descendre tout en bas de la page "Cartes de paiement" > + Ajouter une carte de paiement.

Saisissez ensuite le numéro de la carte de crédit, le mois d'expiration, l'année, le code de sécurité et le nom du titulaire de la carte.

Il est possible d'effectuer cette transformation facilement et de manière automatique avec Colib en suivant les étapes suivantes :

1) Allez sur la page https://www.colib.io/Forms

2) Cliquez sur le bouton "Créer un formulaire"

3) Sélectionnez la deuxième option et chargez votre document.

Votre formulaire en ligne sera automatiquement créé et éditable au bout de quelques secondes de traitement.

Une fois votre compte créé, vous pourrez consulter les liens de vos propres formulaires.

Conseil : avant même de l'envoyer, il peut être judicieux de le publier sur votre site web ou sur les médias sociaux !l

1. Cliquez sur "Formulaires"
2. Assurez-vous que "Mes formulaires" sont sélectionnés
3. Copiez le lien de votre formulaire
   Vous pouvez envoyer le lien à vos visiteurs par courriel 📧 ou par sms 📲.
4. Nouveau : Vous pouvez choisir "Envoyer par e-mail" et voir les instructions ci-dessous

Si vous souhaitez envoyer vos formulaires directement depuis Colib par courriel, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

1. Sélectionnez la liste des destinataires
2. Sélectionnez la date et l'heure d'envoi
3. Préparez le sujet et le contenu de votre courriel
4. Envoyez 📩
   

Vous pouvez voir et trier tous les résultats dans votre espace sécurisé Colib.

1. Passez la souris sur votre nom de profil
2. Cliquez sur "Résultats"
3. Détecter rapidement si un risque est détecté
4. Cliquez sur  pour visualiser un formulaire en format PDF - vous pouvez le télécharger ou l'imprimer si vous le souhaitez.

Vous pouvez également utiliser des filtres et trier les résultats par date et heure de visite, ou rechercher un nom spécifique dans la barre de recherche.

Il est possible de mettre en place un filtre pour chaque lieu différent d'un groupe.

Pour plus de détails et une configuration personnalisée, nous vous recommandons de nous contacter afin que nous puissions nous assurer que le Colib fonctionne au mieux dans votre situation.

Envoyez-nous un courriel à support@colib.io ou utilisez le formulaire de contact :

https://www.colib.io/Contact

Oui, c'est possible et recommandé..

Pour synchroniser votre agenda Google avec votre horaire, il vous suffit de suivre ces étapes :

1) Allez sur l'url suivante :  https://www.colib.io/profile?show=calendarsynchro

2) Cliquez sur le bouton "Connexion avec Google" et suivez les étapes pour autoriser Colib à accéder aux évènements de votre calendrier Google

Afin d'utiliser l'outil de reconnaissance vocale pour créer une note, vous devez suivre ces étapes :

1) Allez sur la fiche d'un client

2) Cliquez sur l'icone microphone au dessus de l'éditeur de note et commencez à parler

3) Une fois que vous avez terminé de parler, cliquez une nouvelle fois sur l'icone et attendez que le texte soit généré dans l'éditeur de texte.

4) Terminez la prise de note en cliquant sur le bouton "Sauvegarder"

Vous pouvez utiliser un modèle de notes pour normaliser et accélérer la prise de notes en suivant ces étapes:

1) Allez dans la section "Paramètres" :  https://www.colib.io/BusinessSettings?show=notes

2) Cliquez sur le bouton « Créer un modèle »

3) Entrez vos informations et cliquez sur le bouton "Sauvegarder". Il est également possible d'ajouter des images au corps du modèle.

4) Accédez à la section note d’une fiche client et sélectionnez votre modèle dans la liste de sélection. Le contenu précédemment enregistré sera automatiquement ajouté à l’éditeur de texte.

Lorsque vous vous abonnez à Colib, vous êtes invité à remplir les informations relatives à votre carte de crédit via notre plateforme de paiement sécurisé - Stripe. C'est très simple, ensuite vous serez facturé chaque mois pour votre abonnement.